内容証明郵便の書き方～内容証明で日常トラブル脱却

内容証明で日常トラブル脱却
光和行政書士事務所

内容証明郵便の書き方

内容証明はどう書けばいいの？

文房具屋さんに行けば内容証明郵便専用の封筒や用紙が売っていますが、代用として、どんな封筒や紙に書いても構いません。そして、文章を書くときは、手書きでもパソコンでも構いません。

文章の内容は通常の手紙のようなものでも何でもよく、格式ばって書く必要はありません。内容の中身が相手に伝わればそれで十分です。ただし、悪質な相手やその状況によっては、法的な根拠等を記載し反論を許さない文面にする必要もあるでしょう。

相手に心理的圧迫を与えるためには、戦略として事実に少し色を付けて書くこともあるでしょうが、やはり公の証拠として残るので、裁判にでもなった時には不利にならないような文面にしておくことは大事でしょう。

縦書きに書くとき
１行２０字で２６行以内で書くこと。

横書きに書くとき
１行２０字２６行以内
１行１３字４０行以内
１行２６字２０行以内

●要するにその範囲内において１枚５２０字以内で書けばよいということです。

使える文字や記号
内容証明の文章に使用できる文字や記号は、ひらがな、カタカナ、漢字、アラビア数字、漢数字、カッコや単位文字です。

英文では書けませんが、氏名・地名・会社名・商品名等は英字で書くことができます。

もちろん他の外国文でも書けません。日本国内のみなので日本語文だけです。

書面の枚数
文章が長くなれば当然１枚では書き切れないので、２枚以上になっても構いません。
その場合には糊やホッチキスでとめ、つなぎ目に割印をします。

書き間違えたとき
文字を書き間違えたときは、間違えたところを二本線で消すようにしますが、絶対に塗りつぶさないようにして下さい。欄外に「五行目二字削除、三字加入」という形で書き、判を押します。

同文のコピー
内容証明の文面は、相手方に送る・郵便局に保管する・差出人が保管するために３通の同文の文面を作る必要があります。しかし３通も手書きをするのは面倒なので、通常２枚目からはコピーをすれば問題ありません。

文面のタイトル
タイトルはご自分が思いついたもので構いません。例えば「賃金請求書」「敷金返還請求書」「通知書」等。一般的に多く用いられているのは「通知書」で、その中でクーリングオフや契約の解除等の文面を書けばよいでしょう。

封筒の書き方
普通の郵便とかわりませんので、表側に受取人の住所・氏名、裏側に差出人の住所・氏名を書きますが、連名で書く場合があるのでその場合、その人数分の住所・氏名を書かなければなりません。

●封はせずに郵便局に持って行ってください。手続きをした後で郵便局で封をします。

他の物は入れられません
差出人が証拠として持っている借用書や写真などは入れてはいけません。どうしても送りたいのであれば後で普通郵便で送ればよいのです。